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会社登記のお役立ち情報

定款について - 紙にするか電子データにするか

会社設立時には定款を作成する必要があります。紙で作る場合は印紙代4万円が掛かりますが、電子データにする場合はこの費用が不要となります。

 

電子定款には電子署名が必要です。とはいえ電子署名ができる環境が整っている人は少ないと思います。司法書士に定款の作成を依頼すれば、司法書士が代理で電子署名をしてくれます。

 

紙であれ電子データであれ、定款は公証役場での認証が必要です。どこの公証役場でもできるわけではなく本店所在地のある都道府県内の公証役場でなければなりません。

 

本店所在地が遠方の場合はどうするか考える必要があります。もちろん司法書士が現地の公証役場まで出向くことは可能ですが、交通費や日当が別途発生してしまいます。

 

依頼者やその関係者が現地にいることが多いので、その方に公証役場へ行ってもらうこともあります。その場合であっても、定款作成は司法書士に委任してもらいます。電子署名をするため(印紙代4万円を節約するため)です。

 

依頼者から定款作成の委任を受けた司法書士が、定款認証手続きについて依頼者に委任する、というちょっと妙な形になります。依頼者は、司法書士からの委任状を持って公証役場へ出向くことになります。

定款について - 公証役場での認証前に内容をよく吟味しよう

株式会社や一般社団法人の設立にあたっては、定款を公証役場で認証してもらう必要があります。これが結構高くて、5万数千円掛かります。認証後にやっぱり内容を変えたいとなると、再度費用が掛かってしまうので、そのようなことがないよう認証前にしっかり内容を吟味しましょう。

 

私が経験した案件で、定款認証後に出資金の金額を変更したいと言い出した方がいらっしゃいました。出資金の額は定款に必ず記載しなければならない事項です。公証役場に確認すると、再度5万数千円掛かるとのことでした(これをお客さんに伝えると「じゃあやっぱり元の金額でいいや」となりました。)。他の公証役場では半額程度(2万5千円)でやってくれる所もあると聞いたことがあるので、公証役場によって違うのかもしれません。なお、定款の認証は本店を置く都道府県内の公証役場で行う必要がありますが、都道府県内に複数の公証役場があればどこで行っても構いません。

【参考】株式会社の定款の必須記載事項

  •  目的
  •  商号
  •  本店の所在地
  •  設立に際して出資される財産の価額又はその最低額
  •  発起人の氏名又は名称及び住所

定款の必須記載事項は上記の通りですが、通常は他にも多数の項目を盛り込みます。ただし、定款は基本事項を定めた「会社の憲法」のようなものであり、あまり細かいことまでは記載しないのが一般的です。これも実際の事例で「役員報酬の振込先の銀行口座を定款に記載したい」と仰るお客さんがいて、説得するのに少し苦労しました。ダメではないんですけど、、普通はそういうことは書かないんですよーといった感じで。。

定款について - 合同会社は認証不要

合同会社の設立にあたっては、定款を作成する必要はありますが、公証役場での認証は不要です。株式会社では認証が必須であり、公証役場の手数料が5万数千円かかりますが、合同会社ではこの費用が不要ということです。

 

また、定款を紙で作成すると印紙代4万円が必要ですが、電子データで作成するとこれが不要となります。もっとも、電子署名をする必要があるため、一般の方では難しいでしょう。司法書士に依頼すれば作成してくれます。(たまに機械に弱いおじいちゃん先生はできなかったりするので、念のため事前に確認したほうがいいかもしれません。)

 

合同会社の設立登記申請にあたり、電子定款はCD-Rで提出するか、PDFファイルをオンラインで送信します(一般の方でオンラインで登記申請できる設備をお持ちの方はいないと思いますが)。なお、電子データをプリントアウトしたものを紙で提出する方法は認められていません。

 

司法書士に電子定款の作成を依頼した場合、電子定款には司法書士の電子署名がなされます。本来は社員全員が署名すべきところ、その社員全員から委任を受けて司法書士が代理で署名するのです。なので、登記申請にあたってはその委任状も提出しなければならないように思えますが、登記手続き上は提出不要とされています。

 

ちなみに当事務所では定款作成の委任状に社員全員の実印での押印と印鑑証明書の添付をお願いしています。「犯罪による収益の移転防止に関する法律」(通称:ゲートキーパー法)において、会社設立の手続きでは本人確認等を徹底するよう司法書士に義務付けられているため、慎重な運用をさせていただいております。

 

最後に、合同会社設立後に何らかの変更登記を行うため定款の添付が必要となった場合は、プリントアウトした紙の定款に代表社員が「当会社の定款と相違ない」旨を奥書きして押印したものを添付すればOKです。設立登記の場合とは扱いが異なりますね。

定款について - 本店所在地の記載方法

定款に記載する本店所在地は最小行政区画(市区町村)まででよい、というのは司法書士であれば誰でも知っていることですが、改めて根拠を調べてみると、登記関係先例集にも載っている民事局回答とのことでした(大13・12・17民事1194号回答、登記関係先例集上1034頁)。

 

具体的には「当会社は、本店を○○県○○市に置く」というように記載します。こうすることで、同一市内で本店を移転しても定款変更手続きが不要となります。なお、定款の変更には株主総会の特別決議(合同会社等の持分会社は原則総社員の同意)が必要です。

 

先日、「○○県○○郡○○町〜」を本店所在地とする会社設立の依頼があったので、郡まででよいのか町まで記載する必要があるのか、調べてみました。結果、町まで記載する必要があるそうです。

 

なお、登記上は番地まで含めた正確な住所(本店所在場所)を記載しなければならないため、定款の変更が不要であっても登記の変更は必要です。本店所在場所の決定は取締役の決定または取締役会決議(持分会社は業務執行社員の過半数の一致)で行うため、定款変更よりは手続きのハードルが低くなります。

 

なお、登記上も建物名や部屋番号までは記載不要とされています。記載してもいいのですが、そうするとオーナーチェンジ等の理由で建物名が変更された場合、本店を移転していないにも関わらず変更登記が必要となってしまいます。

定款について - 株式の質入れを禁止できるか

株主は、自分が持っている株を質に入れることができます。会社法にも以下のような規定があります。

<会社法148条>

 

株式に質権を設定した者は、株式会社に対し、次に掲げる事項を株主名簿に記載し、又は記録することを請求することができる。
一 質権者の氏名又は名称及び住所
二 質権の目的である株式

一方で、会社法には会社のルールは基本的に定款で自由に定めることができるという定款自治の概念があります。もちろん法律を無視して何でもかんでも自由に決めていいということではありませんが、平成18年の新会社法施行に伴い、幅広い定款自治が認められるようになりました。

 

では、この株式の質入れを定款で禁止することは可能でしょうか。

 

これについて会社法にはっきりした規定はありませんが、株主の投下資本回収の機会を不当に制限するものであり認められないとの考えがあります(江頭憲治郎「株式会社法」)。株主が株を買うために使ったお金を、その株を使って(質入れして)回収することは株主の自由であり、会社側が口を出してはいけない、という考え方です。

 

ところで、株式には譲渡制限をかけることができます。

<会社法108条1項>※一部抜粋

 

株式会社は、次に掲げる事項について異なる定めをした内容の異なる二以上の種類の株式を発行することができる。
四 譲渡による当該種類の株式の取得について当該株式会社の承認を要すること。

株式の質入れを禁止したい目的が、自社の株式が予期せぬ人物の手に渡ることを防ぎたいということならば、この譲渡制限規定を使えばよいということになります。

 

なお、会社が株式の譲渡(つまり売却)を承認しない場合、株主は会社に株式の買取を請求できるので、株主の投下資本回収の機会が制限されるということにはなりません。

資本金の払込があったことを証する書面について

株式会社の設立登記においては、資本金の払込があったことを証する書面を添付しなければなりません。この書面には設立時代表取締役が会社実印を押し、通帳のコピーを合綴します(ページの継ぎ目には会社実印での契印が必要です)。

 

通帳コピーの取り方

通帳は以下のページのコピーを取ります。
@表紙
A裏表紙
B振込の記載のあるページ

 

表紙と裏表紙は金融機関名・支店名・口座の種類・口座番号・口座名義人を確認するために取ります。

 

最近は通帳を発行せずインターネット上でのみ明細を確認できるような金融機関も増えています。この場合は上記の情報が記載されたWebページをプリントアウトしたもので構いません。複数のページにわかれても大丈夫です。(もしかしたら法務局によって扱いが違うかもしれませんが、少なくとも私が扱った案件では却下されたことはありません。)

 

振込先の口座

払込先の口座は、発起人代表の口座です。新たに口座開設しなくても既存の口座で構いません。発起人が複数いる場合でも代表者1人の口座に全額振り込みます。取締役や第三者の口座に振り込むこともできますが発起人からの委任状が別途必要となるので、特別な事情がない限りはしません。

 

振り込む人

振込人の名義は何でもいいです。出資者が複数いる場合でも誰か1.人が代表して全額振り込んで構いません。また、全然関係ない第三者の名義での振込も認められます。出資者から出資金を預かって代わりに振り込んだものと考えてもらえます。特に委任状も不要です。

 

振込のタイミング

出資金の振込のタイミングですが、定款作成日以降である必要があります。作成日以降であれば公証役場での認証日より前であっても大丈夫ですが、通常は定款認証が終わった後に振込手続きをお願いしています。

 

定款作成日以降の日付で新たに振り込まれたことが記載されている通帳コピーが必要です。もともと資本金以上の残高があってもダメです。振り込む金額は資本金の額ちょうどでなくてもそれ以上の金額であればOKです。

選任懈怠と登記懈怠どちらの過料が重いか

不動産登記と違って商業登記は義務です。登記事項に変更が生じたら2週間以内に登記申請する必要があります。2週間を過ぎると100万円以下の過料が課せられる可能性があります。実際は少し過ぎたくらいでは課されることはなく、1年くらいは大丈夫な所が多いみたいですが、法務局によっても違うようです。

 

ところが実際には何年も登記せずに放置していることがままあります。特に役員変更の手続きをきちんとしていないケースが散見されます。10数年も役員変更登記をせずに放置していた案件が持ち込まれたことがあります。

 

役員変更の手続き(株主総会での決議)自体をしていないことを選任懈怠、手続きはきちんと行っているが登記だけしていないことを登記懈怠といいます。過料は会社の代表者個人に課されるので司法書士が関知する所ではないのですが、聞いた話だと選任懈怠のほうが過料が重いことが多いようです。

 

ですので、この案件では選任手続きはちゃんとしていたが登記だけを怠っていたということにしました。平成18年の会社法施行以降、株式を公開していない会社の役員の任期は最長で10年まで伸ばすことができるようになりました(それ以前は2年でした。)。そこで、会社法施行と同時に役員の任期を10年に伸長したとする株主総会議事録と、10年経った平成28年の定時株主総会で全役員を重任(※同じ人が引き続き就任すること)したとする株主総会議事録を作成しました。

 

このやり方はもちろん厳密にいうとダメです。実際は選任手続きを怠っていたわけですから。

 

ですが、現状の会社法の規程は現実にそぐわないと思います。家族だけでやっている小さな会社は毎年きちんと株主総会を開催したりはしないでしょう。決算報告を官報に毎年きちんと掲載している会社が一体どれだけあるでしょうか。道路の制限速度と同じで、厳しすぎるルールは誰も守らないのです。

 

商業登記ではこのような小手先の辻褄合わせをすることがたまにあります。基本的にルールは守らなければなりませんが、あまり馬鹿正直なのも考えもので、事案に応じて柔軟に対応すべきだと考えています。

合同会社の社員について

合同会社の社員の種類

合同会社の出資者を「社員」といいます。従業員という意味ではありません。合同会社は株式会社と違って所有と経営が分離していないので、出資者である社員が業務執行も行うのが基本です。ですが、社員のうち特定の人だけに業務を執行させることもできます。その場合、他の社員は出資だけして経営には携わらないということになります。また、業務執行社員の中から代表社員(株式会社でいう代表取締役)を選ぶことができます。特に選ばなかった場合は業務執行社員全員が代表社員になります。

 

つまり、合同会社の社員は以下の3種類になります。

  1. 社員
  2. 業務執行社員
  3. 代表社員

上記1〜3には包含関係があります。つまり、社員の一部(もしくは全部)が業務執行社員で、業務執行社員の一部(もしくは全部)が代表社員ということです。

 

実際は、社員全員が業務執行社員となり、そのうち一人を代表社員にするケースが多いと思います。

 

業務執行社員の定め方

業務執行社員は定款で定めることができます。また、総社員の同意により定める旨を定款に記載することもできます。特に定めがない場合は社員全員が業務執行社員になります。

 

基本的に、合同会社の業務は業務執行社員(定めがない場合は社員)の過半数をもって決定します。

 

代表社員の定め方

代表社員は定款または定款の定めに基づく社員の互選によって、業務執行社員の中から定めます。特に定めがない場合は業務執行社員全員が代表社員になり、各自が合同会社を代表します。

 

代表社員は、合同会社の業務に関する一切の裁判上又は裁判外の行為をする権限を有します。

 

なお、代表社員の定めについては、会社法599条3項に以下のように規定されています。

 

<会社法599条3項>

 

持分会社は、定款又は定款の定めに基づく社員の互選によって、業務を執行する社員の中から持分会社を代表する社員を定めることができる。

ここでいう「社員の互選」とは、業務執行社員の互選なのか、業務執行社員以外も含む社員全員の互選なのかはっきりしないようです。条文を素直に読むと社員全員のように思えますが、商業登記のバイブルである「商業登記ハンドブック(第3版)」では著者の私見とした上で業務執行社員の互選と解するのが穏当としています。会社法にも意外と曖昧な箇所がありますね。

互選とは

会社法には「互選」という言葉が出てきます。

 

<会社法349条2項>

 

株式会社(取締役会設置会社を除く。)は、定款、定款の定めに基づく取締役の互選又は株主総会の決議によって、取締役の中から代表取締役を定めることができる。

<会社法599条3項>

 

持分会社は、定款又は定款の定めに基づく社員の互選によって、業務を執行する社員の中から持分会社を代表する社員を定めることができる。

互選の辞書的な意味は「構成員の中から互いに選挙して選ぶこと」ですが、具体的にはどういう方法なのでしょうか。

 

多数決で過半数ということでしょうか?もしそうなら会社法の条文もそのように書くはずです。実際、会社法には以下のような条文もあります。

<会社法348条2項>

 

取締役が二人以上ある場合には、株式会社の業務は、定款に別段の定めがある場合を除き、取締役の過半数をもって決定する。

<会社法590条2項>

 

社員が二人以上ある場合には、持分会社の業務は、定款に別段の定めがある場合を除き、社員の過半数をもって決定する。

結局のところ、細かい手続きの定めはなく、必ずしも多数決によらなくても全員が納得していればOKということでしょうか?なお、登記研究810号(平成27年8月号)には法人の代表理事の互選を証する書面は「理事総数の過半数の同意により理事長が選任されたことが明らかとなる書面」だとの記載があります。互選は要するに多数決だという見解です。

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